¿Son REALMENTE necesarias las Reuniones?

Por: Francisco Pérez-Siragusa

¿Alguna vez has sentido que pierdes el tiempo en las reuniones de tu trabajo? ¿Has pensado que los temas tratados en una interminable reunión, pudieron haberse debatido en una simple conversación de pasillo y tomado las decisiones inmediatamente? ¿O tal vez sentido que las reuniones a las que eres invitado a participar son totalmente innecesarias? Tranquilo, la respuesta a esto es sencilla. Primeramente, a todos nos pasa sentirnos de esta forma y no eres el único. Y segundo, SI las reuniones son NECESARIAS, sin embargo todo debe ser un completo balance. Una organización donde nunca se pauten reuniones debe cuestionar sus canales de comunicación, sus proyectos y sus seguimientos a los planes de acción. Por otro lado, una empresa con excesivas reuniones, denota poca claridad en las responsabilidades y funciones de cada miembro del equipo, así como una simple justificación a los males organizacionales. El colaborador promedio de una mediana empresa, pasa alrededor de 5 horas semanales en reuniones, un total de 110 horas al año, poco menos de 15 días laborables completos en reuniones. Esto sin cuantificar el costo directo e indirecto de llevar a cabo estas reuniones, como por ejemplo el costo por hora hombre de cada participante, el cual sabemos que es directamente proporcional al salario devengado de cada uno de los presentes, ya que en esas horas de reunión, no estuvieron en sus puestos de trabajo realizando sus labores cotidianas. Obviamente, mientras más escalamos en la pirámide organizacional, encontraremos que aquí las reuniones son: Más frecuentes Más extendidas Más Participantes Esto nos lleva a concluir que el promedio anual de las personas en reuniones es mayor, y por supuesto los costos mucho mayores… En conclusión, pasar 300, 400 o 500 horas anuales en reuniones que no son efectivas no tiene nada de sentido… ¿Entonces qué podemos hacer? ….Mucho! Aquí les listo algunas soluciones que podemos poner en práctica YA! Asiste a las reuniones de actualización y seguimiento que son periódicas de tu equipo (semestrales, trimestrales, mensuales) Si eres nuevo en el equipo, en el departamento, asiste a las reuniones que sabes te pondrán al tanto de lo que sucede, de los proyectos, quienes son los protagonistas y sobre todo, cuáles son tus responsabilidades y para cuando! Asiste a las reuniones solamente que debes asistir, en las que tengas alguna responsabilidad o algo que afecte a tu trabajo. En el 70% de los casos, son reuniones en la que no debes estar. Discute los temas "al tiro" con los involucrados, y siempre trabaja para evitar que una conversación se convierta en una reunión posterior. En el 90% de los casos, las situaciones que se presentan en el trabajo, se pueden resolver en una conversación de pasillo con los verdaderos protagonistas. No hay que esperar una reunión posterior ni invitar a más personas. A aquellas reuniones que realmente debas asistir, pide la agenda al que convoca y verifica en qué momento te toca participar. De este modo, de ser posible, podrás participar solamente de esta parte y luego solicita la minuta del evento. Si tu eres el organizador de la reunión, asegura enviar la agenda a los participantes, invitar solo a los que deben estar y posterior a la reunión enviar la minuta del evento. Respeta siempre el tiempo de todos. Asegura que la reunión no pase del tiempo acordado. Modera el desarrollo de la reunión evitando siempre que los temas se salgan de su curso.   Estas son algunas de las maneras que puedes hacer que tus reuniones sean totalmente efectivas en tiempo y costo. Y recuerda, si puedes debatir el tema en el pasillo hazlo, está probado que las reuniones hechas de pie, cortan a la mitad su duración y las decisiones se toman más rápidamente… …y si son pocos participantes sustituye la reunión por un encuentro informal a la salida fuera de la oficina o un almuerzo. Espero estos cortos y prácticos consejos te sirvan en tu día a día… Hasta la próxima!